Conferencia virtual
Reunir a personas con ideas afines y fomentar la creación de vínculos duraderos
Una conferencia virtual es un evento bien planificado y con antelación, en el que personas que comparten una serie de intereses o conocimientos en común se reúnen para intercambiar, debatir, crear redes, aprender e interactuar en directo. Este evento puede ofrecer experiencias virtuales multitemáticas o monotemáticas, y los participantes pueden organizar y crear su propio viaje a través del evento. Las conferencias magistrales y las sesiones de trabajo son algunos de los elementos esenciales de una conferencia virtual. Las primeras se dirigen a todos los asistentes y exponen el tema central del evento. Las segundas son sesiones específicas de un tema y están dirigidas a un número limitado de participantes.
Utilice este evento para:
- Compartir información.
- Fomentar las conexiones, crear vínculos de colaboración y duraderos.
- Llegar, interactuar y comprometerse con un público mundial.
- Congregar a un público con intereses o antecedentes comunes.
- Conocer y debatir cuestiones e ideas y trabajar en torno a un tema común.
Usted y otros colaboradores
- Ponentes principales e invitados, panelistas: son atractivos y relevantes para el tema, incorporan elementos interactivos en sus sesiones y apoyan el tema general del evento.
- Patrocinadores: ayudan a financiar el acontecimiento.
- Moderadores: ayudan a dirigir las conversaciones y a mantener a los participantes comprometidos y motivados durante las sesiones y los grupos de trabajo.
- Responsable de la comunicación: para la estrategia de contenidos y marketing y comunicaciones, creación de contenidos de video, entre otros.
- Responsable informático (si el anfitrión es usted mismo): facilita, gestiona la tecnología y graba las sesiones.
- Jefes de proyecto (si acogen en forma parcial o nula): trabajan mano a mano con los jefes de proyecto del proveedor de la plataforma.
Consejos
Diseñe algunas actividades de “backup o alternativas” y prepárese para una cierta flexibilidad en su horario, en caso de que falle la conexión de alguno de los ponentes. Proporcione asistencia en tiempo real para la conexión inicial cuando el público se une al espacio de conferencias en línea. Establezca un canal de comunicación lateral con todos los miembros del equipo y los ponentes implicados en el evento para garantizar ajustes rápidos en el programa en caso de necesidad.
Preguntas para empezar
- ¿Cuál es el tema y los objetivos de su conferencia virtual?
- ¿A qué público va dirigido el evento?
- ¿Quiénes son los posibles ponentes clave, invitados y panelistas?
- ¿Ofrecerá una experiencia multitemática o monotemática?
- ¿Puede organizar el evento?
- ¿Qué plataformas (o proveedores de plataformas) se adaptan al tamaño de su evento y a su presupuesto?
- ¿Cuánto durará la conferencia?
- ¿Cuál es la estrategia de contenidos y marketing del evento?
- ¿Cómo mantendrá el interés de los participantes antes y durante el evento?
- ¿Cómo hará el seguimiento de los participantes después del evento?
- ¿Cómo medirá el éxito del evento?